Datenschutzerklärung

§ 1 Allgemeines

(1) Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) werden durch die Kolpingsfamilie Ravensburg personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder des Vereins und Informationen über Nichtmitglieder erhoben und in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert, genutzt und verarbeitet.

(2) Erhebung, Speicherung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgen ausschließlich zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben des Vereins. Es dürfen keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.

(3) Sofern dies zur Erfüllung von Zwecken und Aufgaben des Vereins oder der Wahrnehmung von Rechten seiner Mitglieder erforderlich ist, werden Daten entsprechend § 4 dieser Ordnung an Dritte weitergegeben.

(4) Personenbezogene Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die innerhalb des Vereins zur Einsichtnahme, Aufbewahrung oder Speicherung Berechtigten werden für jeden Vorgang benannt und durch Beschluss des Vorstands bestätigt. Sie unterzeichnen eine Vertraulichkeitserklärung. Die elektronische Speicherung von Daten erfolgt auf durch Zugangs- und Passwort geschützten Programmen, Laufwerken bzw. Dateien.

(5) Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden aus dem Verein hinaus.

§ 2 Erhebung von Mitgliederdaten

(1) Mit dem Beitritt eines Mitgliedes nimmt der Verein alle für die Mitgliedschaft im Verein relevanten Daten (Name, Wohnanschrift, Konfession, Beruf, Geburtsdatum, Geschlecht, Tätigkeitsverhältnis, Familienstand, Kinder, Telefon, Bankverbindung, EMailadresse) auf. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet.

(2) Die Mitgliederdatei wird von dem Kassier / der Kassiererin sowie vom Schriftführer/der Schriftführerin geführt.

(3) Einblick in die Mitgliederdatei haben die Mitglieder des Vorstands, soweit dies zur Erfüllung ihrer Vereinsaufgaben notwendig ist sowie die Kassenprüfer.

(4) Die Löschung der Mitgliederdaten erfolgt zum Ende des auf die Beendigung der Mitgliedschaft folgenden Kalenderjahres, sofern keine offenen Forderungen des Vereins gegenüber dem Mitglied bestehen. Bei offenen Forderungen zum Zeitpunkt der angedachten Löschung erfolgt die Löschung der Daten nach Erledigung derselben.

§ 3 Erhebung von Daten von Nichtmitgliedern

(1) Daten von Nichtmitgliedern werden zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben des Vereins mit Einwilligung der betreffenden Person erhoben.

§ 4 Weitergabe von Daten an Verbände und Dritte

(1) Als Mitglied des Kolpingwerk Deutschland in Köln ist der Verein verpflichtet, nach Maßgabe des Verbandes Daten seiner Mitglieder zu melden.

(2) Übermittelt werden die Daten nach §2 (1). Die Übermittlung weiterer Daten nach Vorgabe der Verbände bleibt vorbehalten.

(3) Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben werden zusätzlich Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein übermittelt.

(4) Die Übermittlung kann über den Vorstand oder einer von ihm beauftragten Person erfolgen.

(5) Gemäß §8 (2) werden die erfassten Daten an die Gütergemeinschaft Ahornen Au übermittelt.

(6) Gemäß §8 (1) wird die Anzahl der Übernachtungsgäste und eine Kontakttelefonnummer an den Verpächter der Hütte übermittelt.

§ 5 Darstellung von Daten aktiver Funktionsträger

(1) Von Funktionsträgern (Vorstand, und sonstige Personen in hervorgehobener Tätigkeit) werden Name, Vorname, Telefonnummer und Erreichbarkeit über eine vom Verein gestellte E-Mailadresse auf der Homepage und in dem Vereinsprogramm dargestellt.
(2) Nach Einwilligung können zusätzlich die Adressdaten eines Funktionsträgers gemäß (1) veröffentlicht werden.

(3) Die Löschung aller veröffentlichten Daten von Funktionsträgern erfolgt mit Ausscheiden aus dem Amt.

§ 6 Darstellung in Bild und Film

(1) Die Veranstaltungen des Vereins sind öffentlich. Während diesen Veranstaltungen können Bild- und Filmaufnahmen von Beauftragten des Vereins oder von geladenen Medienvertretern erfolgen. Wer an einer Veranstaltung der Kolpingsfamilie Ravensburg teilnimmt, willigt darin ein, auf Bild- oder Tonaufnehmen öffentlich zeitlich und räumlich unbeschränkt wiedergegeben zu werden.

(2) Funktionsträger können durch den Verein wie folgt dargestellt werden:
- In persönlichen Porträtfotos auf der Homepage des Vereins
- Auf Bildern auf der Homepage und auf Social-Media-Kanälen des Vereins
- In Bild- und Filmberichterstattungen von Veranstaltungen des Vereins.

(3) Die Löschung von Porträtfotos erfolgt mit dem Ausscheiden aus dem Verein.

§ 7 Vereinschronik / Archiv / Protokolle

(1) Die Kolpingsfamilie Ravensburg wurde im Jahr 1864 gegründet und verfügt somit über eine lange Historie. Hierüber wird über die Meilensteine des Vereins (Aushang in den Vereinsräumen und auf der Webseite) sowie in einigen Vereins- bzw. Festschriften eine Chronik geführt. Funktionsträger, geehrte Vereinsmitglieder oder besonders gewürdigte Nicht-Vereinsmitglieder werden hier genannt. Erfasst werden Name, Funktion und bei Ehrungen die Dauer der Vereinszugehörigkeit. Ebenfalls ist die Darstellung auf einem Bild zeitlich unbegrenzt möglich.

(2) Über Versammlungen und Hüttenvergaben werden Protokolle erstellt. In diesen Protokollen werden personenbezogenen Daten erfasst, sofern es für den Vereinszweck erforderlich ist.

§ 8 Vereinshütte in Au

(1) Von allen Übernachtungsgästen (Mitglieder und Nicht-Mitglieder) der Hütte in Au werden zum Zwecke der Gebührenabrechnung und zum Nachweis der Hüttenbelegung Name, Klassifizierung der Altersstufe und die Anzahl der Übernachtungen erhoben.

(2) Wenn ein Besucher mit einem Fahrzeug zur Hütte fahren möchte werden der Name des Nutzers und das Kennzeichen des genutzten Fahrzeuges erhoben. Einsichtnahme haben der Hüttenwart sowie der Hüttengeschäftsführer.

(3) Die Löschung der Daten erfolgt zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

§ 9 Webseite der Kolpingsfamilie Ravensburg

(1) Die Kolpingsfamilie Ravensburg betreibt eine Webseite unter http://www.kolping-ravensburg.de.

(2) Bei Besuch der Website erhebt und speichert automatisch der Server Log Files Informationen, die der Browser des Besuchers an den Server übermittelt. Dies sind:
- Browsertyp/ -version
- verwendetes Betriebssystem
- Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
- Hostname des zugreifenden Rechners (IP Adresse)
- Uhrzeit der Serveranfrage.

(3) Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

(4) Die Daten werden nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

§ 10 Newsletter

(1) Der Verein informiert seine Mitglieder und interessierte Nichtmitglieder regelmäßig über einen per Mail versandten Newsletter mit der Bezeichnung „Kolpinginfo“. Dazu wird mit Einverständnis des Empfängers dessen Mailadresse erhoben.

(2) Eine Abbestellung des Newsletters ist jederzeit an die Adresse programm@kolping-ravensburg.de möglich. Die Löschung der Mailadresse des Empfängers erfolgt mit der Abbestellung.

(3) Die Versendung des Newsletters erfolgt über Emailprogramm per BCC. Eine Weitergabe von Empfänger-Mailadressen an Dritte ist ausgeschlossen.

§ 11 Auskunfts-, Korrektur- und Löschungsrecht

(1) Jedes Mitglied hat das Recht darauf:
- Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten
- dass die zu seiner Person gespeicherten Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind
- dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt
- dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn die Speicherung unzulässig war oder die Zwecke, für die sie erhoben und gespeichert wurden, nicht mehr notwendig sind
- der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen
- seine erhobenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

(2) Widerspricht ein Vereinsmitglied der Nutzung seiner Daten im EDV-System zur Erfassung der Mitgliedsdaten gemäß §2 sowie zur Übertragung an das Kolpingwerk Deutschland gemäß §4 (1), hat das den Austritt aus der Kolpingsfamilie Ravensburg zur Folge, weil der Verein dann die satzungsgemäßen Verpflichtungen nicht mehr erfüllen kann.

(3) Dieses Recht erstreckt sich auch auf Nichtmitglieder bezüglich der im Einzelfall nach § 3 erhobenen Daten.

(4) Ein Widerspruch ist in Schriftform zu richten an: Kolpingsfamilie Ravensburg, Kapuzinerstrasse 8, 88212 Ravensburg oder an info@kolping-ravensburg.de

(5) Die Mitglieder sind verpflichtet, den Verein laufend über Änderungen in ihren persönlichen Verhältnissen schriftlich zu informieren. Dazu gehört insbesondere:
- die Mitteilung von Anschriftenänderungen
- die Mitteilung von Änderungen der Mailadresse, falls regelhaft Mitteilungen über Mail erfolgen
- Änderung der Bankverbindung bei der Teilnahme am Einzugsverfahren
- Mitteilung von persönlichen Veränderungen, die für das Beitragswesen relevant sind Nachteile, die dem Mitglied dadurch entstehen, dass es dem Verein die erforderlichen Änderungen nicht mitteilt, gehen nicht zu Lasten des Vereins und können diesem nicht entgegengehalten werden. Entsteht dem Verein dadurch ein Schaden, ist das Mitglied zum Ausgleich verpflichtet.

§ 12 Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Kolpingsfamilie Ravensburg
vertreten durch den Vorsitzenden Norbert Hofmann
Kapuzinerstraße 8
88212 Ravensburg
Deutschland
Tel.: 0751 32599
E-Mail: info@kolping-ravensburg.de
Website: www.kolping-ravensburg.de

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Der Vorstand hat diese Datenschutzordnung am 17.05.2018 in seiner Vorstandssitzung beschlossen.

(2) Die Datenschutzverordnung wird auf der Homepage www.kolping-ravensburg.de Mitgliedern und Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Mitglieder werden bei Eintritt darauf aufmerksam gemacht.

(3) Mitgliedern, die diese Datenschutzverordnung nicht über die Homepage zur Kenntnis nehmen, ist sie auf deren Verlangen schriftlich auszuhändigen.

(4) Bei Bedarf wird diese Datenschutzordnung angepasst. Eine neue Fassung der Datenschutzordnung kann jederzeit durch Veröffentlichung der aktualisierten Fassung auf der Website gemäß §9 (1) erfolgen.

Ravensburg, den 17.05.2018 Norbert Hofmann Vorsitzender